Om onze website optimaal te kunnen gebruiken, raden we u aan om uw browser te updaten naar een recentere versie.

HomeNieuws Vacature technisch assistent kantoor Aalst

Vacature technisch assistent kantoor Aalst

De Volkswoningen is een sociale huisvestingsmaatschappij in volle expansie na een fusie tussen twee maatschappijen in 2017. Met een patrimonium van 1.800 wooneenheden, reservegronden in Lebbeke, Waasmunster, Aalst en Dendermonde, 2 kantoren (Aalst en Dendermonde) en 21 personeelsleden wil de Volkswoningen haar team vervolledigen en versterken.

Functieomschrijving

· Het administratief verwerken en registreren van de ontvangen meldingen voor herstellingen of aanpassingen, aan de hand van technische fiches in de daarvoor voorziene database.

· Het mee optimaliseren of verder ontwikkelen van interne procedures hieromtrent.

· Het actualiseren van de database en het RIO (Reglement Interne Orde), zodat de beschikbare informatie ook makkelijk kan gedeeld worden met alle betrokken partijen (huurders, aannemers …), wat de geplande werken kan vergemakkelijken.

· Het plannen en het organiseren van herstellingen/aanpassingen en deze toewijzen aan de gespecialiseerde technische medewerker en projectverantwoordelijke.

· Het onderhouden van contact met leveranciers: afspraken maken, bestelbonnen opstellen, opvolgen van afspraken en betalingen in kader van de hiervoor voorziene budgetten, …

· Het optreden als contactpersoon van verzekeringsmaatschappijen voor schadegevallen, herstellingen, … Het aanmaken en opvolgen van verzekeringsdossiers met betrekking tot schade aan het patrimonium.

· Het voorzien van een terugkoppeling naar externe partijen (huurders, leveranciers, …) omtrent gemaakte afspraken of vooruitgang van de werkzaamheden.

· Het opvolgen van betalingen door huurders en de verzekeringsmaatschappij.

· Het opvolgen van budgetten in functie van de gedane werken en de gemaakte afspraken.

Profiel

· Voor de functie is minimum een TSO-diploma vereist. Relevante ervaring in administratie binnen een technische omgeving is een pluspunt.

· Een goede kennis van MS Office is essentieel.

· We zoeken iemand met een rustige persoonlijkheid, maar dit wel in combinatie met een gezonde portie doorzettingsvermogen. Je neemt eigenaarschap op voor jouw verantwoordelijkheden

· Je treedt met de nodige empathie op naar de mensen voor wie je werkt, huurders, leveranciers,

Je geeft hen het gevoel bij jou terecht te kunnen. Hiertoe geef je hen ook de nodige correcte informatie.

· In contact met anderen ben je vlot, spontaan en beleefd. Je staat communicatief sterk en bent voldoende assertief. Je hebt er geen probleem mee anderen direct (telefonisch) te contacteren en aan te spreken.

· Vlot redeneren om zo op eigen initiatief, en proactief, zaken op te lossen of te coördineren, is voor jou ook geen probleem.

· In de omgang met anderen ben je respectvol en assertief, met oog voor ieders verantwoordelijkheden.

· Je houdt er tevens van om in team te werken. Mede door jouw gedrevenheid, straal je de waarden van de organisatie uit naar interne en externe contacten.

Jobgerelateerde competenties

  • – De boekhoudkundige en budgettaire opvolging van de entiteit garanderen
    * Facturatieverrichtingen uitvoeren
    * Fondsen deblokkeren
    * Financiers aanmanen
    * Boekingen ingeven

  • – Klanten en opdrachtgevers informeren over de vordering van hun dossier en verslagen, vorderingsstaten, tijdspaden, … doorsturen
  • – Tools voor de opvolging van de activiteiten uitwerken en actualiseren aan de hand van situatieoverzichten, tijdspaden, …
  • – Documentatie zoeken, doorsturen of beheren
  • – Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
    – Documenten doorsturen en klasseren
  • – Een methode of een kwaliteitsactieplan toelichten en uitvoeren (correcties, verbetering, gelijkvormig maken, …)
  • – Documenten coderen, klasseren en archiveren

Persoonsgebonden competenties

  • – Plannen (= ordenen)
  • – Omgaan met stress
  • – Contactvaardig zijn
  • – Resultaatgerichtheid
  • – Zin voor nauwkeurigheid hebben
  • – Zelfstandig werken
  • – Leervermogen hebben
  • – Regels en afspraken nakomen
  • – Samenwerken als hecht team
  • – Klantgerichtheid
  • – Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)

Aanbod

· We bieden een gevarieerde en brede functie in een aangename omgeving waar resultaten van inspanningen duidelijk zichtbaar zijn.

· Je werkt samen met een gemotiveerd en betrokken team, wat ook toelaat om van anderen veel te leren.

· Je werkt lokaal, in een verkeersluwe omgeving. De standplaats voor deze functie is in de vestiging in Aalst.

· Naast dit alles staat een aantrekkelijke verloning aangevuld met een ruim pakket extralegale voordelen.

Interesse?

Mail je motivatiebrief en CV, met duidelijke vermelding van de functie, naar johan.lauwers@cpm-hrm.be

Voor meer info neem je best contact op met Johan Lauwers van CPM op 03 218 69 27.